Tuesday 3 July 2018

KARYA ONE

KARYA ONE

Mengapa KaryaONE
KaryaONE adalah Aplikasi (Software) Absensi dan Cuti berbasis web (Cloud) yang membantu Anda untuk mengelola proses SDM secara efektif dan efisien. Hal ini kami lakukan dengan cara memberikan kemudahan dan fleksibilitas dalam mengatur administrasi HRD seperti cuti, izin, lembur dan penggajian karyawan.
Dengan aplikasi absensi karyawan semua informasi disajikan melalui dashboard yang Anda bisa gunakan untuk menganalisa kinerja SDM atau menindaklanjuti pengajuan izin, cuti, kontrak yang akan kadaluarsa dan laporan lainnya dengan akses via internet. Informasi terintegrasi secara real-time dan dapat diakses di mana saja, kapan saja melalui berbagai macam perangkat.
Selain itu, KaryaONE adalah solusi yang terjangkau yang melayani berbagai macam pengguna dan sesuai dengan seluruh tipe bisnis, mulai dari UKM dan UMKM sampai korporasi. Kembangkan bisnis Anda dan kami akan berada bersama Anda untuk membantu keberhasilan Anda.
FITUR KARYA ONE

Ø  Dashboard HRIS yang Lenkap
Dashboard HRIS KaryaONE menyediakan ringkasan informasi penting yang bisa membantu pengguna untuk menganalisa kondisi secara cepat dan tepat dan melakukan tindak lanjut secara mudah. Dashboard HRIS KaryaONE terdiri dari informasi sebagai berikut:

  • Jumlah dan daftar karyawan
  • Jumlah dan daftar pengajuan cuti yang membutuhkan proses persetujuan
  • Jumlah dan daftar pengajuan lembur yang membutuhkan proses
    persetujuan
  • Jumlah dan daftar pengajuan penggantian hari cuti yang membutuhkan
    proses persetujuan
  • Jumlah dan daftar pengajuan ijin yang membutuhkan proses persetujuan
  • Jumlah dan daftar pemberian sanksi yang diberikan kepada karyawan
  • Tingkat keterlambatan dan pulang lebih awal
  • Daftar keterlambatan karyawan dalam hitungan menit
  • Tingkat mangkir karyawan
  • Persentase kehadiran, cuti, ijin dan mangkir dalam suatu periode
  • Perbandingan antara status check in tanpa checkout, checkout tanpa
    checkin, check in dan check out
  • Ulang tahun para karyawan pada bulan berjalan
  • Kontrak yang akan berakhir pada bulan berjalan
  • Karyawan yang mendapatkan sanksi
  • Pengajuan ijin yang belum diproses oleh atasan
  • Pengajuan cuti yang belum diproses oleh atasan

Ø  Basis Data HRIS & Pencarian Data Karyawan

KaryaONE memiliki fitur Basis Data HRIS dan Pencarian Data Karyawan (Employee Database And Query), yaitu penyajian informasi karyawan secara lengkap dan dinamis, dan fitur pencarian yang membantu Anda untuk mencari informasi karyawan secara mudah dan cepat.
Halaman profil karyawan memiliki informasi sebagai berikut :
  • Biodata karyawan seperti nama, tempat lahir, tanggal lahir, keluarga dan sebagainya
  • Sejarah pendidikan
  • Pengalaman Kerja
  • Jabatan kerja
  • Aktivitas

Ø  Migrasi Data
KaryaONE memiliki fitur Migrasi Data (Data Migration) yang membantu pengguna untuk memindahkan data spreadsheet ke sistem. Selain itu, tersedia template yang pengguna bisa gunakan untuk mengupload data karyawan.
Melalui template ini, pengguna bisa memastikan bahwa data yang pengguna isi divalidasikan secara baik. Sistem pun akan memastikan bahwa data yang diupload memang sesuai dengan format pengisian.
Ketika terjadi kesalahan, sistem akan memberi tahu lokasi cell spreadsheet yang pengguna harus perbaiki. Hanya template dengan data yang telah diisi secara benar yang dapat dimasukkan ke dalam sistem.
Jika pengguna sudah memiliki data berbentuk spreadsheet, pengguna bisa melakukan copy data dan melakukan paste data tersebut ke template KaryaONE.

Ø  Manajemen Absensi & Kehadiran

Manajemen Absensi & Kehadiran (Absence and Attendance Management) Pengguna dapat mengelola absensi dan kehadiran karyawan secara mudah. Data bisa diimpor secara otomatis dari mesin absensi seperti fingerprint scanner dan Radio-frequency identification (RFID).
Pengajuan cuti atau izin bisa diproses secara mudah melalui dashboard. Dapatkan ringkasan kehadiran karyawan untuk berbagai macam kebutuhan, termasuk penggajian.
Hal ini berarti perusahaan Pengguna tidak perlu lagi menggunakan absen manual seperti kartu absensi. Pengguna juga tidak perlu lagi mengolah data secara manual dari mesin fingerprint scanner ke data laporan perbulan atau pertahun karena data sudah diimpor secara otomatis.
Fitur ini juga akan menghemat penggunaan kertas formulir yang biasa diperlukan untuk keperluan pengajuan cuti dan izin. Karyawan bisa secara langsung mengajukan cuti atau izin tanpa harus meminta dan mengisi formulir fisik terlebih dahulu yang akan memakan waktu.


Ø  Integrasi dengan Mesin Absensi

Sistem KaryaONE bisa diintegrasikan dengan mesin absensi seperti Fingerprint Scanner dan Kartu akses RFID, sehingga proses absensi karyawan bisa menjadi lebih cepat dan akurat.
Departemen SDM tidak perlu lagi mengisi waktu masuk dan pulang karyawan secara manual. Mesin absensi bisa berfungsi secara mandiri dan sistem akan mengambil data secara otomatis dari alat mesin absensi.


Ø  Manajemen Cuti

KaryaONE memiliki fitur manajemen cuti (leave management) yang bisa membantu Anda untuk melihat daftar pengajuan cuti yang diajukan oleh karyawan Anda.
Melalui daftar ini, Anda bisa menyetujui atau bahkan menolak pengajuan cuti tersebut. Anda pun bisa menyertakan alasan mengapa Anda menyetujui atau menolak pengajuan cuti tersebut.
Pengajuan cuti yang disetujui oleh seorang atasan masih perlu diproses oleh admin departemen SDM. Jatah cuti yang telah digunakan langsung dikurangi secara otomatis oleh sistem. Cuti bisa berbayar atau tidak berbayar, setengah hari atau sehari penuh.
Fitur cuti KaryaONE juga memungkinkan dilakukannya pengajuan cuti untuk beberapa karyawan oleh seorang atasan. Hal ini bisa mengakomodasi kebutuhan karyawan yang kurang menguasai teknologi informasi ataupun menggunakan aplikasi karyawan.


Ø  Manajemen Izin

KaryaONE memiliki fitur manajemen izin (permission management) yang bisa membantu Anda untuk melihat daftar pengajuan izin yang diajukan oleh karyawan Anda. Melalui daftar ini, Anda bisa menyetujui atau bahkan menolak pengajuan izin tersebut.
Anda pun bisa menyertakan alasan mengapa Anda menyetujui atau menolak pengajuan izin tersebut. Pengajuan izin yang disetujui oleh seorang atasan masih perlu diproses oleh admin departemen SDM.
Apabila izin tidak disetujui baik oleh atasan ataupun admin departemen SDM, karyawan berhak mengambil cuti atau berubah menjadi cuti tidak berbayar. Jatah cuti yang telah digunakan langsung dikurangi secara otomatis oleh sistem. Izin bisa berbayar atau tidak berbayar, setengah hari atau sehari penuh.
Fitur izin KaryaONE juga memungkinkan dilakukannya pengajuan izin untuk beberapa karyawan oleh seorang atasan. Hal ini bisa mengakomodasi kebutuhan karyawan yang kurang menguasai teknologi informasi ataupun menggunakan aplikasi karyawan.


Ø  Multi Shifts

KaryaONE memungkinkan pengguna untuk membuat jadwal shift yang sesuai dengan jam operasional perusahaan pengguna. Pengguna bisa menentukan jam kerja berdasarkan hari, jam masuk dan pulang, kapan dimulainya jam istirahat dan durasi jam istirahat tersebut.
Tidak ada batasan jumlah untuk shift yang dibuat. Waktu kerja dalam shift akan tersinkronisasi dengan skema lembur (overtime scheme) dan absensi.


Ø  Skema Lembur


Dengan fitur Skema Lembur (Overtime Scheme), KaryaONE memberikan perusahaan kemudahan dalam menangani sistem lembur. Data absensi dan kehadiran setiap karyawan tercatat dan dapat dikelola.
Semua data secara otomatis langsung terimpor dari mesin fingerprint scanner ke aplikasi KaryaONE.
Karyawan dapat mengajukan lembur langsung melalui dashboard KaryaONE secara online. Keseluruhan data ini kemudian bisa Anda gunakan untuk beragam keperluan, termasuk penggajian.


Ø  Pelaporan


KaryaONE menyediakan berbagai macam laporan yang Anda bisa lihat melalui dashboard dan halaman profil karyawan. Laporan tersebut pun bisa Anda unduh dari sistem (dari tanggal cut-off ke tanggal cut-off). Laporan tersebut meliputi:
  • Ringkasan absensi
  • Cuti dan izin
  • Payroll karyawan

Ø  Payroll, BPJS & PPh 21

KaryaONE memungkinkan pengguna untuk menampilkan slip gaji karyawan dan mengunduhnya dalam bentuk laporan keuangan yang pengguna bisa gunakan untuk penggajian.
Template laporan bisa digunakan sebagai instruksi untuk melakukan pembayaran secara otomatis melalui aplikasi keuangan perbankan. Tampilan Pay Slip memungkinkan pengguna untuk melakukan penyesuaian untuk jumlah gaji yang harus dibayarkan kepada karyawan.
KaryaOne memiliki fitur dimana pengguna bisa menghitung pajak PPh 21 yang perlu dibayar oleh karyawan perusahaan, baik dengan menggunakan metode Gross Up ataupun Net. Apapun cara yang dipilih, pengguna bisa melakukan perubahan untuk perhitungan pajak yang dilakukan oleh aplikasi.
Dengan demikian, informasi potongan pajak yang dihitung oleh aplikasi (dan yang dibayarkan oleh perusahaan) bisa diberikan kepada karyawan ketika karyawan harus melakukan pembayaran pajak tahunan (pengisian formulir A1).
KaryaOne juga memiliki fitur dimana pengguna bisa menghitung potongan BPJS yang disediakan kepada karyawan perusahaan.

Ø  Organization Structure

KaryaONE memiliki fitur dimana pengguna bisa menyusun struktur organisasi dan menentukan hubungan atasan-bawahan antara satu karyawan dengan karyawan lainnya. Hubungan dalam hirarki organisasi ini menentukan hak akses untuk menyetujui atau menolak permohonan cuti atau izin.
Admin bisa secara mudah melakukan perubahan pada bagan struktur organisasi dengan melakukan drag-anddrop
pada kotak yang ingin dikaitkan dengan kotak lainnya.



Ø  Group Leave Application

Dengan fitur Group Leave Application pada KaryaONE, seorang atasan bisa melakukan pengajuan cuti untuk beberapa orang sekaligus. Pengajuan cuti untuk beberapa orang bisa dilakukan oleh satu orang.
KaryaONE memungkinkan seorang atasan untuk mengajukan cuti untuk beberapa karyawan yang telah dikelompokkan bersama atasan tersebut.
Hal ini mengakomodasi kebutuhan karyawan yang tidak memiliki akses komputer atau aplikasi. Misalnya, buruh pabrik. Pengajuan cuti yang diwakili oleh orang lain membutuhkan persetujuan dari admin departemen SDM.

Ø  Group Permission Application


Aplikasi KaryaONE memiliki fitur Group Permission Application, dimana seorang atasan bisa melakukan pengajuan izin untuk beberapa orang sekaligus. Pengajuan izin untuk beberapa orang bisa dilakukan oleh satu orang.
KaryaONE memungkinkan seorang atasan untuk mengajukan izin untuk beberapa karyawan yang telah dikelompokkan bersama atasan tersebut.
Hal ini mengakomodasi kebutuhan karyawan yang tidak memiliki akses komputer atau aplikasi (misalnya buruh pabrik). Pengajuan izin yang diwakili oleh orang lain membutuhkan persetujuan dari admin departemen SDM.



Ø  Absensi melalui Smartphone


Selain menggunakan mesin absensi sebagai sarana absensi, karyawan perusahaan juga bisa melakukan absensi melalui smartphone mereka masing-masing.
Dengan demikian, absensi bisa dilakukan secara lebih mudah tanpa antrian panjang dan implementasi sistem absensi menjadi lebih cepat dan mudah.
Selain itu, absensi smartphone juga bisa digunakan sebagai sistem back-up apabila absensi melalui mesin absensi tidak bisa dilakukan. Sebagaimana menggunakan mesin absensi, departemen SDM tidak perlu lagi mengisi waktu masuk dan pulang karyawan secara manual.

User friendky karna:

Ø  Mudah digunakan

HR Software KaryaONE mudah digunakan. Anda dapat memindahkan data dengan menggunakan spreadsheet dan mengupload dokumen spreadhseet tersebut ke sistem KaryaONE yang berbasis cloud. Semua kegiatan dirangkum dalam sebuah dashboard yang menyediakan informasi statistik atau grafik mengenai seberapa baik karyawan Anda berkinerja. Dashboard juga mempercepat Anda untuk menindaklanjuti pengajuan cuti, izin, pembuatan kontrak baru, dan sebagainya.

Ø  Menghemat waktu

Aplikasi KaryaONE bertujuan untuk membantu Anda mempersingkat proses yang tidak perlu, sehingga menghemat waktu Anda. Semua proses yang biasanya dilakukan secara manual dan rentan terhadap kesalahan diproses secara otomatis melalui aplikasi. Dengan tersedianya fitur aplikasi KaryaONE seperti integrasi data absensi, penyederhanaan proses pengajuan dan persetujuan cuti atau izin, rekapan data kehadiran, pembuatan kontrak, Anda tidak perlu lagi bersusah payah melakukan semua kegiatan tersebut secara manual.

Ø  Efisien

Dengan HR Software KaryaONE, Anda tidak perlu lagi secara manual memproses administrasi cuti dan izin yang diajukan karyawan. Anda hanya perlu menyetujui atau menolak pengajuan tersebut. Demikian juga, laporan waktu kehadiran dapat dihasilkan oleh sistem berdasarkan data yang Anda impor dari mesin absensi Anda.

Kelebihan dan kekurangan Karya One

Kelebihan :

Ø  No Paper

Mengurangi biaya penggunaan kertas dengan meniadakan kertas formulir pengajuan cuti atau izin, formulir lembur dan sebagainya.

Ø  No Delay

Pengerjaan administrasi personalia perusahaan akan terselesaikan dengan cepat dan akurat secara otomatis.

Ø  No Spreadsheet

Tidak perlu menggunakan spreadsheet dan formulir kertas untuk memelihara dan mengembangkan basis data karyawan.

Ø  Less Human Error

Berkurangnya kesalahan manusia, berkurangnya pekerjaan, dan semakin cepat proses administrasi.

Kekurangan : sampai sekarang saya tidak bisa login di mobile appnya padahal sudah register


Perusahaan yang menggunakan KaryaOne







No comments:

Post a Comment